第一章总则

第一条为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在学校发展和管理中充分发挥人事档案的作用，更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》《关于干部人事档案材料收集归档规定》《干部档案整理工作细则》等有关法律法规，结合学校实际，制定本管理办法。

第二条人事档案是人事部门按照党和国家的干部人事政策，在个人工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解个人工作经历的重要依据。人事档案工作是学校人事工作的重要组成部分。

第三条人事档案管理工作中，必须坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，严格遵循党管干部、党管人才，依规依法、全面从严，分级负责、集中管理，真实准确、完整规范，方便利用、安全保密的原则。

第二章管理职责

第四条全校教职工的人事档案由学校人事档案室中统一管理，专人负责。

第五条严格执行档案管理的回避制度，人事档案工作者不得管理本人、直系亲属和社会关系密切的人的档案。

第六条人事档案管理的主要职责：

(一)负责制定、修改和完善学校人事档案管理的相关

工作管理制度与实施细则等规范；

(二)负责学校全体教职工的人事档案管理工作；

(三)收集、鉴别和整理档案材料；

(四)办理档案的查阅、借阅和转递手续；

(五)为有关部门提供档案信息情况及有关材料；

(六)做好人事档案的安全、保密、保护工作；

(七)办理人事档案有关的其他事宜。

第七条人事档案室工作人员必须是中共正式党员，应当爱岗敬业，忠于职守，遵纪守法，具备档案业务知识、相应的科学文化知识以及现代化管理技能。工作人员应不断增强安全保密意识，严格执行党和国家规定的法规、制度，确保做好档案安全保密工作，定期应接受上级人事档案管理部门的业务培训。

第三章人事档案材料的收集范围

第八条人事档案材料收集归档工作遵循真实、全面、及时、规范的原则，及时地收集教职工人事档案材料，重点收集反映教职工自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善

教职工人事档案的内容。

第九条人事档案收集的主要内容和分类包括：

(一)履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。

(二)自传材料：自传和属于自传性质的材料。

(三)报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。

(四)考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。

(五)审计材料：经济责任审计结果报告。

(六)学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生(学员、学籍)登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。

(七)培训材料：为期两个月以上的学员培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记(鉴定)表等材料。

(八)职业(任职)资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业(任职)资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。

(九)评(聘)专业技术职称(职务)材料：专业技术职务任职资格评审表、申(呈)报表，聘任专业技术职务审批表等材料。

(十)反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。

(十一)政审材料：上级批复、审查(复查、甄别)结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。

(十二)更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。

(十三)党、团组织建设工作中形成的材料：

1.中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活(党籍)的有关审批材料；

2.中国共产主义青年团入团志愿书；

3.加入或退出民主党派的材料。

(十四)表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。

(十五)涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除 (变更、撤销)处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。

(十六)录、聘用材料：录(聘)用审批(备案)表；

选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。

(十七)任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表；公务员调任审批(备案)表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记(推荐)表；授予 (晋升)军(警)衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业(复员)审批表；退(离)休审批表等材料。

(十八)辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。

(十九)工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动(套改)表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发(恢复)通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。

(二十)出国(境)材料：因公出国(境)审批表，在国(境)外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。

(二十一)党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。

(二十二)健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。

(二十三)治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。

(二十四)干部人事档案报送、审核工作材料：干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。

(二十五)其他材料：毕业生就业报到证(派遣证),人事争议仲裁裁决书(调解书),公务员申诉处理决定书(再申诉处理决定书、复核决定),再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。

第四章人事档案材料的归档与整理

第十条人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作人事档案材料，建立人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起一个月内按要求主动移交人事档案室归档并履行移交手续，移交档案应填写《人事档案(材料)移交清单》(附件1),并由移交人、部门负责人签字、盖章后移交。

第十一条归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明“复印件与原件一致”及材料复制时间，由经办人签字，并加盖材料制作单位公章。

第十二条凡收集的材料，在归档前必须经过认真审查、鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，规范明了，对象明确，手续完备，有材料形成日期，具有保存价值。对不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档；对符合归档要求的材料进行登记，在接收之日起一个月内放入教职工本人档案，一年内整理归档。

第十三条人事档案材料的载体使用16开型(长260毫米，宽184毫米)或国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)的公文用纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。

第十四条档案整理人员应认真、仔细，不得折皱或损坏档案材料。对不符合标准用纸的档案材料，要进行裱糊或折叠、剪裁等技术加工。

第十五条对收集的人事档案按相关规定及标准进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号。确保归档文件材料的完整性、准确性和系统性。

第十六条对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每年检查核对档案一次，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

第十七条根据安全保密、便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管，配置安全铁质档案柜。做好“八防”管理(防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光)。

第十八条档案整理人员不得私自涂改、抽取或伪造档案材料，不得擅自处理或销毁档案材料。

第五章人事档案的利用

第十九条因工作需要，符合下列情形之一的，可以申请查(借)阅人事档案：

(一)政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等；

(二)干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、公务员登记备案、退(离)休、社会保险、治丧等；

(三)人才引进、培养、评选、推送等；

(四)巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；

(五)经具有干部管理权限的党委(党组)、组织人事部门批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等；

(六)干部日常管理中，熟悉了解干部，研究、发现和解决有关问题等；

(七)其他因工作需要利用的事项。

第二十条查阅或借用人事档案，须遵守下列规定：

(一)外单位派人来校查阅档案，须两名中共党员，持单位介绍信并填写《人事档案查(借)阅申请表》(附件2),按规定办理审批手续，方可查阅。不得凭调查证明材料介绍信等材料或工作证、身份证等为凭证查阅教职工档案。

(二)校内各部门一般不予查阅人事档案。确因工作需要，填写《人事档案查(借)阅申请表》(附件2),办理审批手续后，由档案管理员查阅。查阅后，以口头或书面形式提供有关情况。未经组织批准，下级人员不得查阅上级人员的档案。任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

(三)凡因个人升学、出国、职称评审等需要从档案中复印材料的，一律由档案管理员代为复制。

(四)查阅人员要爱护人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散、错装、漏装档案材料。

(五)查阅档案时，严禁吸烟、喝水，以免损坏档案。严格遵守保密制度，查阅者不得泄露或擅自向外公开档案内容。

(六)严禁使用手机、相机等电子设备拍摄档案，严禁通过互联网传播档案内容，不得通过电话、微信等方式询问档案信息。

(七)查(借)阅人员应自觉遵守回避制度，不得查阅或借用本人、直系血亲、三代以内旁系血亲关系以及近姻亲关系人员的档案。

第二十一条人事档案一般不外借，特殊情况需借出使用的，必须履行严格的审批程序，借出使用的档案和摘抄、复制的档案材料，要妥善保管，不得转借，不准无关人员和教职工本人翻阅。借出的人事档案限期归还，中途不得擅自转借他人。

第二十二条在借阅期间发生的一切问题，由借阅人负责。

第六章人事档案转递

第二十三条教职工因工作调动、辞职等离校的，人事档案室应及时将档案转出。

第二十四条人事档案的转递须按照国家有关规定，严格履行转递相关手续，遵守以下规定：